Accordo sul trattamento dei dati
Ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Versione 2026-10.
1. Parti e ruoli
Il Cliente è titolare del trattamento dei dati che inserisce o importa nel servizio. il fornitore del servizio è responsabile del trattamento e tratta i dati solo per fornire il servizio.
2. Oggetto, natura e finalità
Conservazione ed elaborazione dei dati necessari a: gestire prenotazioni, spese e resoconti per i proprietari; raccogliere i dati degli ospiti con il check-in online; preparare e inviare, su comando del Cliente, le comunicazioni obbligatorie ad Alloggiati Web (Polizia di Stato), ISTAT (Provincia di Trento) e i calcoli dell'imposta di soggiorno. Durata: quella del contratto di servizio.
3. Tipi di dati e interessati
- Ospiti: nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, residenza, estremi del documento d'identità (solo per chi lo deve fornire), date del soggiorno. Non vengono raccolte foto dei documenti.
- Proprietari e collaboratori del Cliente: nome, contatti, dati degli accordi di gestione.
- Prenotazioni: importi, commissioni, date, piattaforma.
- Credenziali dei portali (es. Alloggiati Web): conservate cifrate e usate solo per gli invii richiesti.
4. Obblighi del responsabile
- Tratta i dati solo su istruzione documentata del Cliente, che corrisponde all'uso del servizio.
- Garantisce la riservatezza di chi ha accesso ai dati.
- Adotta misure di sicurezza adeguate: connessioni cifrate, credenziali dei portali cifrate nel database, separazione dei dati tra clienti, accessi per ruolo (il ruolo Proprietario non vede i dati degli ospiti), verifica in due passaggi disponibile, server nell'Unione Europea.
- Aiuta il Cliente a rispondere alle richieste degli interessati e a rispettare gli obblighi di sicurezza.
- Comunica al Cliente ogni violazione dei dati personali senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza.
- Alla fine del servizio restituisce i dati (esportazione) e li cancella entro 30 giorni, salvo obblighi di legge.
- Mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo.
5. Sub-responsabili autorizzati
- Render Services: hosting dell'applicazione, regione Francoforte (UE).
- Neon: database PostgreSQL, regione Francoforte (UE).
- Google (Gemini API), in due soli casi:
- per riconoscere il formato dei file di export importati: riceve le intestazioni delle colonne e righe di esempio in cui nomi, contatti e codici sono mascherati;
- quando il Cliente chiede il commento di un resoconto mensile: riceve i numeri già calcolati del mese (nomi degli alloggi, importi, notti, occupazione) e gli accordi particolari scritti dal Cliente.
Il Fornitore comunica in anticipo l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili (ad esempio per l'invio di email o per il channel manager), e il Cliente può opporsi. Polizia di Stato, ISPAT e Trentino Riscossioni ricevono i dati come destinatari per obbligo di legge, su comando del Cliente.
6. Conservazione
I dati restano nel servizio finché il Cliente li conserva o fino alla cessazione del contratto. Il Cliente sceglie (pagina Adempimenti) dopo quanto tempo dalla partenza cancellare automaticamente i dati personali degli ospiti: nome, data e luogo di nascita, documento. Restano solo età sopra o sotto i 14 anni e provenienza, necessarie per imposta di soggiorno e statistiche ISTAT.